Bruisende kwartaalmeetings bij Bizzomate

Kwartaalmeetings saai? Niet bij Bizzomate! In veel organisaties zijn dit soort ‘vergaderingen’ een verplicht nummer, voor zowel organisatie

Om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte blijft van het reilen en zeilen van Bizzomate en alle kantoren verbonden blijven, komen we elk kwartaal met het hele bedrijf samen.
Om deze kwartaalmeetings leuk, afwisselend en leerzaam te maken voor alle deelnemers, is de organisatie in handen van de collega’s zelf en niet van het management (die wij gidsen noemen). Elk kwartaal melden zich andere collega’s aan om dit op te pakken. Cas Helwig was een van de eerste organisatoren: “We merkten dat de meetings steeds meer op elkaar leken, en we zagen dat er kansen waren om het afwisselender en leuker te maken. Daarop hebben de gidsen de organisatie overgedragen aan ‘de werkvloer’. Ieder kwartaal hebben we nu een vast budget beschikbaar voor de organisatie ervan en is het aan ons om er een geslaagde bijeenkomst van te maken. Dat is typisch Bizzomate. Als je graag iets anders wilt zien krijg je de vrijheid om daar mee aan de slag te gaan.”

Wisselende organisatie
De kwartaalmeetings worden door vier Bizzomates georganiseerd. Ieder kwartaal nemen de twee langstzittende organisatoren afscheid en komen er twee nieuwe bij. Zo ontstaat er ruimte voor vernieuwing, maar hoeft niet ieder kwartaal het wiel opnieuw te worden uitgevonden. Organisator Ruben de Roos: “Vaak kiezen we voor een thema, voor de laatste was dit bijvoorbeeld verbinding. Het ochtendprogramma staat doorgaans vast, onze oprichter en Pater Familias, Marc trapt af met een terugblik op het afgelopen kwartaal, waarna Expedition Leader Joppe verder inzoomt op zaken als planning en budget, gevolgd door een update van onze sales collega’s. We proberen het ‘zenden’ van collega’s tot een half uur te beperken, zodat het korte maar krachtige updates blijven.”

“Daarna lunchen we gezamenlijk. Na feedback van onze collega’s is er een wandeling aan het programma toegevoegd, zodat we even de benen kunnen strekken en daarna weer vol energie weer aan de slag kunnen met het middagprogramma. Dat bestaat vaak uit een aantal activiteiten. Rond het thema verbinding organiseerden we bijvoorbeeld een vertel- en luisteropdracht, verzamelden we in teamverband pompoenen tot een bepaald gewicht en was er een opdracht waarbij we in tweetallen het gedrag van paarden analyseerden. Na het middagprogramma sluiten we gezamenlijk af met een gezellige borrel en gaan we een hapje eten.”

Vergaderen in een boerderij of kasteel

Volgens organisator Coen Pijpers is het vinden van een inspirerende locatie ook een belangrijk onderdeel van de organisatie. “De kwartaalmeetings vonden eerst vaak plaats op ons kantoor in Dordrecht of een wat meer standaard vergaderlocatie, maar we merken dat het goed is om elkaar in een bijzondere setting te ontmoeten. Zo hebben we al eens bij een boerderij gezeten, of in een volledig gerenoveerd kasteel. Doordat we geen vaste locatie meer hebben kunnen we ook kiezen voor locaties elders in het land die dichter bij onze collega’s uit Valkenburg of Amsterdam liggen. Het kan altijd voorkomen dat collega’s een tijdje moeten reizen voor de kwartaalmeeting, ook daarom is het extra belangrijk dat we een prettige en afwisselende locatie uitkiezen die de reis de moeite waard maakt.”

Cas denkt dat de kracht van de kwartaalmeetings schuilt in de manier van organiseren: “Doordat de meetings vanuit de werkvloer worden georganiseerd kunnen Bizzomates er actiever aan bijdragen door suggesties te doen, een sessie of workshop te organiseren, of mee te werken aan de organisatie. Daardoor is de betrokkenheid en het draagvlak flink gegroeid en wordt steeds duidelijker wat collega’s zelf uit de dag willen halen. Daarnaast is het organiseren van de kwartaalmeetings een leerzaam en uitdagend project, waar je ondernemerschap kunt tonen in een andere discipline dan je gewend bent.”

Iedere kwartaalmeeting een stapje beter

Ruben: “We blijven collega’s actief om feedback vragen zodat we iedere kwartaalmeeting weer een stukje beter kunnen maken voor onze collega’s. Door te zorgen voor interactieve sessies waar je iets van leert, wisselende activiteiten en unieke locaties worden de kwartaalmeetings memorabel. Daardoor zien we dat collega’s steeds meer uitkijken naar de volgende editie.”

Coen: “We zitten vol met ideeën voor toekomstige edities. Zo kijken we nu bijvoorbeeld naar de mogelijkheid om klanten erbij te betrekken en met elkaar in gesprek te gaan over hoe de samenwerking wordt ervaren, en hoe deze kan worden verbeterd. Op die manier kunnen we het programma met elkaar verrassend en afwisselend houden en maken we van de kwartaalmeetings steeds weer een dynamische dag, in het teken van samen groeien.”