Hoe we transparantie in de praktijk brengen bij Bizzomate

Veel bedrijven omarmen ‘transparantie’ als een belangrijk basisprincipe in hun organisatie. Dit begrip daadwerkelijk in de praktijk brengen, is vaak echter een stuk lastiger. Echte transparantie vereist moed van het management; de moed om open te zijn over wat er in het bedrijf gebeurt, in goede én in slechte tijden. Bij Bizzomate hebben we er vanaf onze oprichting alles aan gedaan om écht transparant te zijn naar onze medewerkers. Hoe we dat aanpakken, lees je in onze nieuwe blog…

“Toen we bij onze oprichting kozen voor een organisatiestructuur zonder managers en met weinig hiërarchie, vloeide transparantie daar in het begin organisch uit voort. Met heel weinig hiërarchie in een kleine organisatie deel je sowieso makkelijk kennis en informatie. Toen we verder groeiden, werd het steeds lastiger om transparant te blijven. Omdat we het wel als een cruciaal onderdeel zagen van onze bedrijfscultuur, hebben we er toen voor gekozen om een structuur voor transparantie te ontwikkelen. Zo ontstond er een stevig fundament. Voor ons is en blijft het een onmisbaar onderdeel van een goed functionerende organisatie ”, zegt Anne van der Heide, Happiness Officer bij Bizzomate.

Om transparantie te bevorderen in de organisatie nam Bizzomate een aantal maatregelen:

• Open stoel

Als eerste stelden we daarom de ‘open stoel’ in. Tijdens het wekelijks overleg van de gidsen, de mensen die de lijnen uitzetten bij Bizzomate, mag altijd één van de medewerkers aanschuiven op de open stoel. Die mag meepraten en hoort alle onderwerpen voorbij komen van de financiële situatie tot de belangrijkste personeelszaken. Elke week neemt een andere Bizzomate deel. Mensen die in hun eerste drie maanden bij Bizzomate zitten, nemen sowieso een keer plaats op de open stoel. Andere Bizzomates kunnen zich hiervoor inschrijven. Ook als je er niet bij bent, hoef je niks te missen want een verslag van het wekelijks overleg wordt altijd gedeeld met de hele organisatie.

Anne: “Vooral tijdens de pandemie werd de open stoel een stuk populairder. Bizzomates wilden tijdens dit overleg graag te weten komen welke gevolgen de pandemie zou hebben voor de organisatie en de projecten bij klanten. We hebben in deze periode echt de kracht ervaren van transparantie in je organisatie. Doordat we alles deelden ook onze financiële situatie is er bij Bizzomate nooit veel onrust ontstaan.”

• Eén op één lunchen met de oprichter

Onze oprichter Marc Gelissen plant bijna wekelijks een lunch buiten de deur in met een Bizzomate. Elke Bizzomate kan tijdens zo’n lunch delen waar hij of zij mee zit en aangeven welke verbeterpunten hij of zij ziet voor de organisatie. Dit is vaak een hele leerzame lunch voor beide partijen.

• Wederzijdse openheid tijdens week meetings

Daarnaast werkt Bizzomate met een wekelijkse Teamscall waar het hele bedrijf bij aanwezig is. In het begin was dit een call van de gidsen om informatie te delen en met name tijdens Corona is dit als heel prettig ervaren, hier deelden we echt alles wat er gebeurde rondom onze situatie. De informatievoorziening beperkten we niet tot alleen de mensen op de open stoel. 

Sinds anderhalf jaar wordt de call elke week door een ander gehost en mensen kunnen er hun echte verhalen kwijt. Het gaat niet alleen over werk. Soms vertellen Bizzomates wat meer over hun privéleven, maar ze zijn tijdens deze meetings ook transparant over hun twijfels en over projecten die niet zo lekker lopen. Zo ontstaat een wederzijdse transparante bedrijfscultuur waarin fouten maken mag.

• Kort cyclische feedback

Bizzomate bevordert transparantie ook door met iedereen één keer per kwartaal een ‘sprintwissel’ gesprek te houden. Daarin kunnen Bizzomates vragen stellen over wat er speelt in de organisatie en delen hoe het met hen is.  Anne: “Omdat de Bizzomates regelmatig open kunnen delen wat er niet goed gaat, kunnen we dit snel signaleren en oplossen voordat het uit de hand loopt. Vertrouwen is daarbij heel belangrijk. Bizzomates moeten er op vertrouwen dat er integer wordt omgegaan met de informatie die ze delen. Dat vertrouwen is er gelukkig bij ons.”

Transparantie krijg je terug

Anne: ”Transparantie als basisprincipe heeft veel voordelen voor je organisatie maar het allergrootste voordeel is wel dat je het ook terug krijgt. Ik ben ervan overtuigd dat je er wel effectieve structuren voor moet creëren want het gaat niet vanzelf. Alleen dan ga je ook écht profiteren van de voordelen ervan. Van die voordelen profiteren we nu gelukkig volop bij Bizzomate!”